SCRUM Management

Scrum und Agilität in Projekten außerhalb der IT

SCRUM Management

SCRUM Management – Worum geht’s und ist es nur für die IT?

Scrum oder agile Formen des Projektmanagements werden immer populärer. Aber bislang gibt es nur wenige Anwendungen außerhalb der IT. Wir widmen uns den grundlegenden Mechanismen und Prinzipien und gehen der Frage nach, ob und wie diese auch in anderen Disziplinen zur Anwendung kommen können.

Im letzten Post (Selbststeuerung von Teams und Organisationen) haben wir das Thema Selbststeuerung behandelt. Eine grundlegende Notwendigkeit für erfolgreiche Selbststeuerung aus Management-Sicht, ist ein stabiler Rahmen, in dem selbststeuernde Prozesse stattfinden. Die Sinnhaftigkeit (Link: Unternehmenskultur) einer Organisation kann bereits einen solcher Rahmen bieten. Deutlich mehr Rahmenstruktur wird durch Projektmanagement und Aufgabenorganisationsmethoden wie dem SCRUM Management zur Verfügung gestellt. SCRUM kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und ist eine Form des agilen (d.h. flexiblen, wandlungsfähigen) Arbeitens. In diesem Post werden wir eine kleine Einführung in die Rollen und Abläufe von SCRUM geben und die zu Grunde liegenden Prinzipien und Mechanismen erläutern. Abschließend greifen wir die Frage auf, in welchen Bereichen außerhalb der Softwareentwicklung SCRUM eine Alternative zum klassischen Projektmanagement sein kann.

Was ist SCRUM

Im SCRUM Management gibt es 3 Rollen mit klaren Aufgaben:

1. Das Team  – Das Team ist interdisziplinär und setzt sich aus Vertretern der verscheiden Fachbereiche zusammen, die benötigt werden, um die Projektarbeit (z.B. Entwicklung einer App) durchzuführen. In der Softwareentwicklung wären das z.B. Programmierer, Softwaretester, User Experience Designer, usw. Das Team ist verantwortlich für die eigene Arbeit und sich selbst. Die meisten Aufgaben können vom Team selbst gelöst werden. Das Team entscheidet auch wie viele Aufgaben sie schätzen in einem Durchlauf (i.e. Sprint) zu schaffen.

2. Der Product Owner (PO) – Der PO ist das Bindeglied zwischen Kunden und Team, bzw. dem Markt. Der Fokus des PO liegt ganz klar auf dem Produkt. In seiner Rolle versucht der PO die Wünsche des Kunden mit den Möglichkeiten des Teams in Einklang zu bringen. Dazu spricht er sowohl die „Sprache“ des Kunden als die des Teams. Er ist für die Priorisierung der einzelnen Aufgaben verantwortlich. In seiner Rolle vertritt er die Interessen des Kunden gegenüber dem Team, ohne sich jemals über das Team hinwegsetzen zu können.

3. Der SCRUM Master (SM) – Der SM kümmert sich insbesondere um das WIE der Arbeit. Er ist auf den Prozess der Arbeit und das Miteinander konzentriert. Der SM arbeitet nicht an Aufgaben im Team sondern an Aufgaben am Team. Gibt es Hindernisse während der Durchläufe, versucht er diese zu beseitigen (z.B. Material, Kommunikation innerhalb des Team, krankheitsbedingte Ausfälle). Auch bei Konflikten zwischen PO und Team nimmt der SM eine moderierende Rolle ein. Eine wichtige Aufgabe ist es auch dafür zu sorgen, dass das Team während des Sprint (i.e. ein Durchlauf) von außen (auch vom PO) ungestört arbeiten kann.

Im Scrum Management gibt es klar strukturierte und feste Abläufe:

In Abbildung 1. werden die einzelnen Phasen und deren Funktionen im SCRUM dargestellt.

Backlog Meeting

Jedes Projekt beginnt mit der Sammlung der Aufgaben, die anfallen, um die Kundenwünsche zu erfüllen. Im Scrum benutzt man dafür User Stories, diese werden vom Kunden gemeinsam mit dem PO formuliert. Allgemeine oder umfangreiche Kundenwünsche werden in kleinere Arbeitspakete runtergebrochen. Alle Aufgaben werden im „Backlog“ gesammelt (ein Aufgabenspeicher, an dem alle Aufgaben sichtbar für das ganze Team gesammelt werden). Das Team kann hier Verständnisfragen stellen und die fachliche Expertise einbringen. Abschließend kommt es zu einer Umfangschätzung der einzelnen Aufgaben.

Sprint Planung Meeting 

Bevor der erste Sprint beginnt, entscheidet das Team welche Aufgaben es innerhalb eines Sprints erledigen kann. Der PO sorgt im Dialog für die Priorisierung der Aufgaben. Die gewählten Aufgaben wandern aus dem allgemeinen Backlog in ein „Sprint Backlog,“ welches alle Aufgaben für den anstehenden Sprint beinhaltet.

Sprint

Sprint wird ein Arbeitsdurchlauf der vorab zeitlich festgelegt wird, meist zwischen 1 und 4 Wochen, genannt. Während des Sprints sollte das Team möglichst ungestört von außen an den selbst gewählten Aufgaben arbeiten. Der PO kann von außen keine weiteren Aufgaben auferlegen. Neue Aufgaben können im Backlog gesammelt werden und vor dem nächsten Sprint besprochen werden.

Daily Scrum   

Das Daily Scrum ist eine tägliche max. 15-minütige Stehung vor dem Scrum Board (ein Board wo alle Aufgaben gesammelt werden und dem aktuellen Bearbeitungsstatus zugeordnet werden) mit allen Teammitgliedern. Es gilt nur die 3 Fragen (siehe Abbildung 1.) zu beantworten. Keine Diskussion.

Sprint Review Meeting

Am Ende eines jeden Sprints findet ein Meeting statt, bei dem das Ergebnis (z.B. ein Prototyp) aus dem Sprint dem PO und idealerweise auch dem Kunden vorgestellt wird. Dadurch bekommt das Team eine Rückmeldung wie gut die Kundenwünsche umgesetzt wurden und ob man auf dem richtigen Weg ist oder diesen adaptieren muss.

Sprint Retrospective Meeting

In diesem Meeting, das als Abschluss des Sprints stattfindet, liegt der Fokus auf der gemeinsamen Arbeit und wie diese verbessert werden kann. Hier übernimmt der SM die Moderation und stellt 3 Fragen: Was wollen wir nicht mehr machen? Was wollen wir weiter machen? Was wollen wir anfangen zu machen? Anschließend beginnt ein neuer Sprint.

Auf welchen Mechanismen und Prinzipien baut SCRUM auf?

In der „agilen Welt“ spricht man vom Cargo Kult wenn nur die Symbole (z.B. Namen und Meetings) übernommen werden, ohne die Mechanismen und Prinzipien dahinter verstanden zu haben. Jede Organisation muss selbst erfahren und erarbeiten wie es am besten die Prinzipien und Mechanismen des agilen Managements anwendet und in das bestehende Umfeld integriert.  An dieser Stelle möchten wir einige grundlegende Prinzipien und Mechanismen des SCRUM näher beleuchten.

Keine Rollenkonflikte durch Rollenklarheit

Durch die klare Rollenverteilung (PO, SM, Team) gibt es keine widersprüchlichen Interessen innerhalb einzelner Rollen. Jede Rolle hat einen klaren Fokus und eine klare Verantwortung. Dadurch, dass die Rollen in der Erfüllung ihrer Aufgaben voneinander abhängig sind, kann sich keine Rolle über die Andere erheben. Dadurch, dass sich keine Rolle über die andere erheben kann, muss im Dialog eine Entscheidung für den nächsten Schritt getroffen werden. Durch das Bewusstsein für die Rolle der Kollegen und deren Aufgabe kommt es weniger schnell zu Konflikten die auf die ganze Person projiziert werden.

Kurze und effektive Meetings durch klare Zielstellung der Meetings

Die eindeutige Zielstellung und der klare Fokus auf nur einen Bereich (z.B. Aufgaben, Produkt, Zusammenarbeit) der Meetings sorgt dafür, dass Besprechung sich nicht thematisch „verirren“ und so Meetings unnötig lange dauern, bzw. Entscheidungen vertagt werden, weil das Ziel der Besprechung nicht mehr deutlich ist.

Ständiges Lernen und Flexibilität in Umgang mit externen Anforderungen

Eine Grundannahme im Umgang mit einer sich ständig verändernden Umwelt ist, dass es keine perfekten Entscheidungen gibt. Darum gilt es zum Einen, die Zeit für Entscheidungen zu begrenzen. Zum Anderen geht es darum, die Auswirkungen der Entscheidung immer wieder zu überprüfen und basierend auf der aktuellen Situation, die bestmögliche neue Entscheidung zu treffen. Dadurch werden Veränderungen regelmäßig und frühzeitig betrachtet und der Erfahrungswert der Mitarbeiter im Umgang damit steigt.

Nutzen und Erweiterung der fachlichen Kompetenzen aller Mitarbeiter

Durch die Interdisziplinarität des Teams und den täglichen Austausch am Scrum Board blicken die Teammitglieder täglich über den eigenen Tellerrand und erweitern so ihre Perspektiven auf ein Projekt und ihr fachliches Wissen. Durch die Einbeziehung des Teams beim Erstellen des Backlogs und der Schätzung des Umfangs einer jeden Aufgabe, macht der PO sich die kollektive Intelligenz und Erfahrung des Teams zu nutzen.

Orientierung und Sinnhaftigkeit durch Kundennutzen und externe Referenz

Die klare Rolle des PO als Vertreter des Kunden vor dem Team sorgen für eine externe Referenz und dadurch konstanter Orientierung am Außen, also dem Markt oder dem Kunden. Durch die regelmäßigen Review Meetings wird der Fokus kontinuierlich aufrechterhalten und das Projekt, bzw. das Produkt immer wieder auf den Nutzen für den Kunden überprüft.

Commitment und Motivation durch Pull Prinzip

Dadurch, dass das Team entscheidet wie viele Aufgaben es pro Sprint erledigen kann und diese Schätzungen von Mal zu Mal genauer werden entsteht starkes Commitment für das Erreichen der selbst gesetzten Ziele. Diese Autonomie ist einer der Bestandteile von intrinsischer Motivation (Post: Mitarbeiter Motivation)

Wie nützlich ist SCRUM für Projektarbeiten in Bereichen außerhalb der Softwareentwicklung?

Agile Projektmanagement Methoden wie SCRUM haben mittlerweile Anwendung über die Softwareentwicklung hinaus gefunden. Z.B. werden Methoden aus dem Scrum in Projekten der Organisationsentwicklung, der Automobilentwicklung und medizintechnischen Entwicklung angewandt. Da Scrum eher aus dem Wissensmanagement kommt, kann es zu Schwierigkeiten der Adaption kommen, in Projekten, in denen es in erster Linie um die Koordination und nicht um die Innovation geht, wie z.B. bei großen Bauprojekten. Aber auch hier wurden bereits erste Ansätze diskutiert und Lösungen vorgeschlagen, wie sich klassisches (lineares) Projektmanagement mit agilen Strukturen kombinieren lassen kann. Die antizipierten Herausforderungen sind auf der einen Seite von Branche zu Branche und Projekt zu Projekt sehr individuell. Au der anderen Seite sind einige der grundlegenden Herausforderungen über alle Bereiche hinweg sehr ähnlich. Dazu gehören unter anderem die Teamentwicklung und die Führungskräfteentwicklung sowie ein kultureller Wandel in dem Projektsystem, genauso wie in dessen Umwelt (z.B. Stakeholder Management). Es stellt sich für uns das Bild dar, dass agile Methoden eine hervorragende Ergänzung zu klassischen Projektmethoden sein können und immer mehr Einzug in Bereiche außerhalb der IT halten. Bei der Einführung von agilen Methoden gilt es die individuellen und generellen Herausforderungen zu beachten. Dies wollen wir im nächsten Post am Beispiel von agilen Methoden im Bereich des Real Estate Management machen.  

Autor: Dr. Philipp Philippen

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